L'essentiel en 3 points
1. Le RAG retrouve les textes qui ressemblent à la question, mais les fiches disent ce qui est écrit, pas ce qui vaut encore. Une exception périmée peut produire une réponse fluide, sourcée et fausse.
2. Un graphe de connaissances relie les éléments de l'entreprise (règles, fournisseurs, processus, risques, personnes) par des liens nommés, et chaque élément tient un journal de bord daté : décisions, notes terrain, exceptions et leur date de fin.
3. Archives et réseau se complètent : le RAG trouve le texte, le graphe ajoute ce qui s'y rattache, le journal dit ce qui vaut aujourd'hui. C'est une discipline d'entreprise avant d'être un outil.
Série « … sans être ingénieur », par Samuel Arnod-Prin
Au moment où vous lisez ces lignes, l'exception accordée à notre fournisseur Freins Léman a pris fin hier.
Ce matin, une comptable pose une question à l'assistant IA de la compagnie : « Freins Léman nous demande de changer son IBAN. Notre contact habituel est absent. Qui dois-je appeler ? »
La réponse est quelque part dans l'entreprise. Mais pour la donner juste, il faut savoir trois choses : ce que dit la règle, qu'il existait une exception, et que cette exception n'est plus valable depuis hier.
Pressé ? Le centre d'archives du tome 2 retrouve les bons textes. Un graphe de connaissances ajoute ce qu'aucun texte ne dit seul : comment les éléments sont reliés, et, avec son journal de bord, ce qui s'est passé et ce qui vaut encore aujourd'hui. Ils ne s'opposent pas, ils se complètent. Le lexique en fin d'article traduit le vocabulaire des spécialistes.
Lors de notre deuxième voyage, nous avons construit un centre d'archives à côté de la gare. Ses documentalistes retrouvent les fiches qui ressemblent à la question et les chargent dans le train avant le départ.
Pour notre comptable, ils trouvent sans peine la procédure de modification des fournisseurs. Ils trouvent aussi une note très pertinente : « Freins Léman : en l'absence du contact habituel, appeler le directeur financier déjà référencé. »
Le train répond donc : « Appelez le directeur financier. »
La réponse est fluide et bien sourcée, mais elle est fausse. La note ne précise nulle part qu'elle ne valait que jusqu'au 21 octobre, et rien ne signale aux documentalistes qu'elle est périmée.
Ce n'est pas une faute du centre d'archives. Il a fait exactement son travail : retrouver les textes qui ressemblent à la question. Ce qui manque, ce ne sont pas des documents, ce sont des liens et des dates.
Les fiches disent ce qui est écrit, pas ce qui vaut encore.
Déplions maintenant le plan du réseau ferré.
Chaque gare représente un élément de l'entreprise : une règle, un fournisseur, un processus, une application, un risque, un incident, une personne. Chaque voie relie deux gares, et elle porte un nom.
La gare « Vérifier tout changement de coordonnées bancaires » est reliée :
Une voie a un sens et un nom : on sait où elle mène et pourquoi elle existe. C'est toute la différence avec deux fiches qui se ressemblent sur la carte du tome 2 (le RAG). Ici, le lien n'est pas deviné : il est écrit.
Les fiches disent ce qui est écrit ; le réseau dit ce qui est relié.
Sur notre réseau, chaque gare tient aussi un journal de bord, comme le carnet d'entretien d'une locomotive. On y consigne tout ce qui lui arrive, avec une date, un auteur et un statut.
Ouvrons celui de notre règle :
En quelques lignes, on comprend la règle mieux qu'en relisant toute la procédure : pourquoi elle existe, pourquoi le seuil a disparu, ce que le terrain a appris, ce qui reste ouvert, et ce qui n'est vrai que pour un temps.
Le réseau dit ce qui est relié ; le journal dit ce qui s'est passé, et ce qui vaut encore.
Voici à quoi peut ressembler la fiche d'une gare de notre réseau : la règle au centre, ses voies nommées vers le reste de l'entreprise, ses responsables, son document de référence et son journal de bord.
Une règle, ses liens et son histoire réunis sur une même fiche (exemple fictif, illustration réalisée avec Qibud Knowledge, en développement).
Rien dans cette fiche n'est inventé par une IA. Tout a été écrit par les personnes concernées, au moment où les choses se sont passées. Bien sûr, pour préparer cette fiche, l'IA peut être d'une grande aide pour organiser.
Reprenons la question de notre comptable.
Le centre d'archives fait son travail habituel : il retrouve la procédure de modification des fournisseurs. Mais cette fois, le documentaliste ne s'arrête pas là. Depuis la procédure, il suit les voies jusqu'à la gare de la règle, puis jusqu'à la gare Freins Léman, et il ouvre le journal de bord.
Il y lit que l'exception a pris fin le 21 octobre, que la décision d'août vaut pour tous les montants, et qu'une question reste à l'étude pour les fournisseurs injoignables.
Le train peut alors répondre :
« L'exception accordée à Freins Léman a pris fin le 21 octobre. Il faut joindre le contact habituel, au numéro déjà connu et non à celui de l'e-mail, puis obtenir la seconde approbation, quel que soit le montant. Si personne n'est joignable, aucune procédure n'est encore validée : adressez-vous au contrôle interne. »
Chaque morceau de cette réponse renvoie à quelque chose d'écrit : la règle, la note terrain, la décision, l'exception et sa date, la question encore ouverte. Et quand la connaissance s'arrête, la réponse le dit.
Le documentaliste peut aussi choisir jusqu'où suivre les voies : une gare plus loin, ou deux, selon la question. Inutile de charger tout le réseau dans le train ; il suffit de prendre ce qui entoure la situation.
Le RAG trouve le texte, le réseau ajoute ce qui s'y rattache, et le journal dit ce qui vaut aujourd'hui.
Soyons honnêtes : aucune IA ne remplira ce journal à votre place. Il faut décider qui consigne les décisions et les exceptions, à quel moment, et avec quelle date de fin.
Bonne nouvelle : une grande partie de cette connaissance existe déjà. Elle dort dans des e-mails, des comptes rendus, des tickets, ou dans la tête de quelques personnes clés. Le travail consiste à lui donner une place, à la relier, et à la garder vivante.
C'est une discipline d'entreprise avant d'être un outil. Et c'est exactement ce que veut dire préparer son entreprise pour l'IA.
Un réseau de connaissances s'entretient, comme un réseau ferré.
1. Une règle sans ses exceptions est une règle fausse. Si les dérogations vivent dans des e-mails, aucune IA ne les trouvera au bon moment.
2. Toute exception doit avoir une date de fin écrite. Sans elle, une dérogation temporaire devient une règle permanente sans que personne ne l'ait décidé.
3. Une décision doit garder son « pourquoi ». Sans la trace de la décision d'août, quelqu'un reproposera le seuil de 10 000 CHF dans six mois, et l'on rouvrira le même débat.
4. Le RAG et le graphe se complètent. Les documents riches vont au centre d'archives ; les liens et l'histoire vont dans le réseau. L'un sans l'autre laisse un trou.
Combien d'exceptions en vigueur dans votre entreprise ont une date de fin écrite quelque part ?
1. Où vivent vos dérogations ? Dans un registre, ou dans des e-mails et des souvenirs ? Listez celles qui sont en vigueur aujourd'hui.
2. Chacune a-t-elle une date de fin ? Une exception sans échéance écrite est une règle qui ne dit pas son nom.
3. Vos décisions gardent-elles leur raison ? Pour chaque règle importante, la décision qui l'a fixée et son pourquoi doivent être retrouvables.
4. Qui tient le journal ? Désignez qui consigne décisions, notes terrain et exceptions, et à quel moment, avant de demander à une IA d'en tirer des réponses.
Samuel Arnod-Prin, architecte de données et d'IA chez Agilbility. 27 ans à concevoir des plateformes orientées données pour Swatch Group, LVMH, Richemont et l'EPFL. Son profil →
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C'est un réseau qui relie les éléments de l'entreprise (règles, fournisseurs, processus, applications, risques, personnes) par des liens nommés et orientés, par exemple « s'applique à », « réduit » ou « est justifiée par ». Le lien n'est pas deviné par ressemblance, comme dans un RAG : il est écrit.
Le RAG retrouve les textes qui ressemblent à la question. Le graphe ajoute comment les éléments sont reliés et, avec un journal de bord daté, ce qui s'est passé et ce qui vaut encore. Les deux se complètent : on parle de GraphRAG quand on les utilise ensemble.
Parce qu'un document retrouvé peut être périmé sans le dire. Une exception temporaire, sans date de fin écrite, sera présentée comme valable. Le journal de bord, avec ses dates de validité, permet de savoir ce qui vaut encore aujourd'hui.
L'IA peut aider à organiser, mais elle ne remplit pas le journal à votre place. Il faut décider qui consigne les décisions et les exceptions, à quel moment, et avec quelle date de fin. Une grande partie de cette connaissance existe déjà dans des e-mails, des comptes rendus ou des tickets.
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